Puolen vuoden kokeilu prokrastionaation hallinnasta – missä olemme nyt?

Noin puoli vuotta sitten tein päätöksen tehdä jotain säännölliselle tavalleni prokrastinoida. Mitenkö tämän päätöksen tai kokeilun kanssa kävi? No, sanotaanko vaikka, että meillä kaikilla on tapoja, jotka ovat pysyvämpiä, kuin mitä itse toivoisimme. Prokrastinaatio omalla kohdallani ei ole kohdistunut niinkään yksityiselämääni vaan suurimmaksi osaksi työhöni. Erilaiset projektit, asioiden työstäminen, työryhmätyöskentely sekä isompien kokonaisuuksien koordinointi. Kun tekemistä on koko ajan, missä välissä sitä edes ehtii lykätä asioita eteenpäin?

Puolivuotta sitten tekemäni suunnitelma näytti jotakuinkin tältä:

  • Tee palkinnoista nopeammin saavutettavia
  • Tee ympäristöstä parempi
  • Priorisoi tehtävät
  • Paloittele tehtävät pienempiin osiin
  • Aseta itselle deadlineja
  • Muuta suhtautumista itseesi ja ole armollinen itsellesi.

Miten tämän toteuttaminen sitten onnistui ja mitä koin eri vaiheisiin liittyvän? Tämän blogin tarkoituksena olisikin avata näitä.

Monesti ajatellaan, että työntekijän palkinto saapuu säännöllisesti kerran kuussa palkkapäivänä. Luulen, että monet työkaverini ovat samaa mieltä kanssani siitä, että palkinto tekemästämme työstä ei ole pelkästään palkka vaan se, että näkee tehdyn työn vaikutuksen. Ei ole väliä, onko työ liittynyt lyhyeen neuvontatapaukseen tai pidemmän aikavälin projektiin. Edunvalvontavoittoja on aina syytä juhlia yhtä paljon. Itse palkitsin itseäni monilla eri tavoilla: päiväunet, töiden jälkeen lupa laiskotella ja katsoa pitkään odottamaa sarjaa tai jokin herkku/ruokaa kotiinkuljetuksella. Nämä ovat ehkä arkisia asioita, mutta se juuri helpottaa palkinnon saavuttamista.

Kohta 2 liittyi työskentely-ympäristöön. Näin etäaikana ympäristön paremmaksi tekeminen ei aina ole helppoa. Millainen on hyvä ympäristö? Siisti, ergonominen työskentelypaikka, jossa on tilaa kaikenlaiselle työskentelylle vai sohvan nurkka, johon voi istahtaa työskentelemään omalla tavalla. Mikä on minun työskentely-ympäristöni? Yleensä valitsen mukavimman tuolin asunnostani, vaikkei se olisikaan ergonomisin ratkaisu, sillä vaikeiden asioiden työstäminen on miellyttävämpää, kun voi tehdä sen pehmeältä penkiltä.

Kohta kolme eli tehtävien priorisointi on ollut aina yksi suurimmista ongelmistani. Priorisointimenetelmäni ei ole kohdistu siihen, mitä oikeasti pitäisi tehdä ensimmäisenä vaan siihen mikä vaikuttaa muihin ihmisiin ja mikä pelkästään omaan toimintaan. Olen pyrkinyt tässä parantamaa toimintaani ja olen siinä mielessä hyvässä tilanteessa, että toimistollamme priorisointiin saa aina apua. Mutta vaikka kuinka keskustelisin työtehtävistäni esihenkilön kanssa, kuinka paljon apua näistä keskusteluista on, jos itse en osaa päästää irti asioista? Tämä vaatii vielä omassa toiminnassani kehitystä ja laajemmin delegoimisen oppimista.

Pitkään jatkuneet projektit ja isot kokonaisuudet eivät ole uusia asioita työpöydälläni. Olkoon kyseessä sitten kopotoimijoille tehtävä opas, johon vierähtääkin yhtäkkiä pari vuotta, tai vaikkapa halloped-hakujen koordinointi, tehtävien pilkkominen pieniin osiin on ainut, millä niitä olen saanut työstettyä eteenpäin. Tämä on helpottanut myös omien dedisten asettamista. Pieniin osiin asioiden jakaminen mahdollistaa myös itsensä palkitsemisen useammin. 😉

Viimeisenä kohtana suunnitelmassa oli selkeästi hankalin tehtävä. Itseen suhtautuminen ja armollisuus itseä ja omaa työtä kohtaan on asia, joka vaatii päivittäin työtä. Näin jälkikäteen ajatellen tämän kohdan olisi ehkä pitänyt olla ensimmäisenä, sillä nyt se on myös jäänyt vähän vähemmälle huomiolle. Tiedostan omalta osaltani, että armollisuuden osoittaminen itseäni ja omaa työtäni kohtaan on vaikeaa. Teinkö varmasti kaiken opiskelijayhteydenoton kanssa työskennellessäni? Nostinko työryhmässä kaikki tarvittavat pointit esille opiskelijoiden puolesta? Olenko varmasti antanut kaikkeni tälle asialle?

Viime kesänä vietin pitkästä aikaa kesälomaa siten, että en ajatellut töitä ja mitä kaikkea jäi tekemättä ennen lomaa. Monta viikkoa aikaa vain itselleni ja kaikelle, mitä haluan tehdä eikä sille, mitä minun pitää tehdä. Kesäloman aikana sain vihdoinkin katsottua useita rästiin jääneitä elokuvia ja palasin muutaman vanhan animaatioelokuvankin pariin siskonpoikani kanssa. Miten tämä liittyy prokrastinaatioon ja sen hallintaan? Erässä elokuvassa oli hahmo nimeltä Oogway, joka sai minutkin ajattelemaan ja haluan hänen sanoillaan herättää teitäkin ajattelemaan: ”You are too concerned with what was and what will be. There is a saying: Yesterday is history, tomorrow is a mystery, but today is a gift. That is why it is called the present.”.

Prokrastinaatio on asia, jonka kanssa tulen varmasti hajoilemaan jatkossakin, mutta ehkä sen ei tarvitse olla asia, joka hallitsee toimintaani. Oman itsensä kehittäminen ei ole mikään pikajuoksu vaan pidemmän aikavälin projekti, johon ei ole oikoreittiä. Välietapeille pysähtyminen ja suunnitelman tarkastelu on tärkeää tässä maratonissa. Siksi aionkin tämän puolen vuoden pohjalta muuttaa suunnitelmaani muistutuksella itselleni: ”Asioiden siirtäminen eteenpäin ei aina tarkoita sitä, että prokrastinoisi tai etteikö antaisi kaikkeaan. Se voi tarkoittaa myös sitä, että uskaltaa antaa itselleen mahdollisuuden hengähtää ja arvioida omaa tilannetta uudelleen.”