Tampereen ylioppilaskunta (TREY) on sitoutunut suojaamaan jäsentensä yksityisyyttä kulloinkin voimassa olevan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. TREY sitoutuu tietosuojatoimissaan huolehtimaan käsittelemiensä henkilötietojen tietosuojasta ja tietoturvasta. TREY kertoo avoimesti henkilötietojen käsittelystä toiminnassaan. TREYn oikeus käsitellä jäsentensä henkilötietoja perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (Yliopistolaki 2009/558 § 46). Lisäksi TREY käsittelee henkilötietoja erilaisten palveluiden toteuttamiseksi, joiden käsittelyn oikeutus perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen (Tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1, alakohta a).

TREYn tietosuojaselosteissa on kerrottu tarkemmin, miten, missä ja millä perusteilla henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä, mitä tietoja hänestä on kerätty. Rekisteröity voi myös halutessaan vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, oikaisua tai poistoa rekisterinpitäjältä. Tietosuojaan liittyvien lomakkeiden käsittelyaika on yksi kuukausi (1 kk) lomakkeen vastaanottamis- tai saapumispäivästä.

Tältä sivustolta löydät TREYn yleisen tietosuojaselosteen, rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät yhteydenottolomakkeet sekä erilaisia tehtäväkohtaisia tietosuojaselosteita.

 

Tampereen ylioppilaskunnan tietosuojaseloste

Tämä on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste on laadittu 8.12.2021. Tämä ilmoitus annetaan rekisteröidylle häneltä henkilötietoja kerättäessä.

Tätä tietosuojailmoitusta on viimeksi päivitetty 18.1.2022.

 

1. Rekisterinpitäjä ja rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi: Tampereen Ylioppilaskunta TREY

Osoite: Korkeakoulunkatu 10, 33720 Tampere

Sähköposti: toimisto@trey.fi

 

Yhteyshenkilö: Aleksi Niemi

Rooli: Puheenjohtaja

Sähköposti:

 

2. Tietosuojaselosteen nimi

Tampereen ylioppilaskunnan (myöhemmin TREY) tietosuojaseloste.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tampereen ylioppilaskunta käsittelee toiminnassaan muun muassa opiskelijoiden, järjestötoimijoiden, hallinnon opiskelijaedustajien, tuutoreiden, ylioppilaskunnan henkilöstön ja sidosryhmien henkilötietoja. Lisäksi TREY käsittelee henkilötietoja tapahtumien järjestämisen yhteydessä ja tehdessään erilaisia kyselyitä ja selvityksiä.

Tampereen ylioppilaskunta noudattaa henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja on sitoutunut tietosuojakäytäntöihin, jotka takaavat mahdollisimman korkean tietosuojan tason. Tässä tietosuojan yleisselosteessa on kuvattu pääpiirteissään ne käytännöt, joita ylioppilaskunta noudattaa suorittamassaan henkilötietojen käsittelyssä.

Yliopistolain (24.7.2009/558, 46 §) mukaan ylioppilaskunnan tarkoituksena on olla jäsentensä yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä. Ylioppilaskunnan tehtävänä on osallistua yliopistolain 2 §:ssä säädetyn yliopiston kasvatustehtävän hoitamiseen valmistamalla opiskelijoita aktiiviseen, valveutuneeseen ja kriittiseen kansalaisuuteen.

Lisäksi ylioppilaskunnan erityisenä tehtävänä on:

  • nimetä opiskelijoiden edustajat 3 luvussa tarkoitettuihin yliopiston toimielimiin; sekä
  • osallistua tarvittaessa terveydenhuoltolain (1326/2010) 17 §:ssä ja korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta annetussa laissa (695/2019) säädettyjen opiskeluterveydenhuoltoa koskevien tehtävien toteuttamiseen. (17.5.2019/698)

Ylioppilaskunnan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa ja tukea edellä mainittua toimintaa.

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (artikla 6) on säädetty oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, tehtyyn sopimukseen, ylioppilaskunnan yleistä etua koskevaan tehtävään, lakisääteiseen velvoitteeseen tai ylioppilaskunnalle kuuluvaan julkisen vallan käyttöön.

Lakisääteinen velvoite: Ylioppilaskunta voi käsitellä henkilötietoja lakisääteisiä velvoitteita noudattaakseen. Tällä perusteella henkilötietoja voidaan käsitellä tapauksen mukaan esimerkiksi työnantajavelvoitteiden täyttämiseen ja viranomaisvaatimuksiin vastaamiseen.

Ylioppilaskunnan oikeutettu etu: Ylioppilaskunta voi säilyttää ja käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, kun se on tarpeen TREYn intressien toteuttamiseksi. Mikäli ylioppilaskunta vetoaa henkilötietojen käsittelyyn oikeutetun edun perusteella, oikeutettua etua arvioidaan tasapainotestin avulla. Lisätietoja tasapainotestistä tietosuojavaltuutetun sivuilta: https://tietosuoja.fi/rekisterinpitajan-oikeutettu-etu.

Julkisen vallan käyttö: Ylioppilaskunta voi käsitellä henkilötietoja silloin, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Tällaista julkisen vallan käyttöä on yliopistolaissa (24.7.2009/558) määrätyt tehtävät ja erityisesti hallinnon opiskelijaedustajien valintaan liittyvät tehtävät.

Suostumus: Ylioppilaskunta voi käsitellä henkilötietoja henkilön antaman nimenomaisen suostumuksen nojalla. Mikäli tietoja käsitellään suostumuksen perusteella, voi annetun suostumuksen peruuttaa milloin tahansa. Tietojesi käsittely on tällöin lopetettava, ellei ylioppilaskunnalla ole muuta laillista perustetta henkilötietojen käsittelyyn.

Sopimus: Ylioppilaskunta voi käsitellä henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena tai pyynnöstä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Tällä perusteella ylioppilaskunta voi käsitellä esimerkiksi jäsenpalveluiden käyttäjien tai sidosryhmiemme edustajien henkilötietoja, tai esimerkiksi työnhakijoiden henkilötietoja. Sopimuksen perusteella ylioppilaskunta voi käsitellä ainoastaan niitä tietoja, jotka ovat tarpeen sopimuksen tekemistä tai täytäntöön panemista varten.

 

5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

TREYn keräämät henkilötiedot riippuvat käsittelyn tarkoituksesta ja käsittelyperusteesta (yllä). Ylioppilaskunta voi kerätä esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä, mikäli se on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeen:

  • henkilön perus- ja tunnistetiedot, kuten nimitiedot, syntymävuosi tai ikäluokka, osoite- ja yhteystiedot, asiointikieli yliopistolla
  • henkilön opinto-oikeuteen ja opintoihin liittyvät tiedot (tiedekunta, tutkinto-ohjelma, vuosikurssi, pääasiallinen opiskelukampus, opintojen vaihe, opintojen päätoimisuus, vaihto-opiskelustatus, koulutustaso)
  • henkilön opiskelijajärjestötiedot (järjestö/yhdistys, johon kuuluu, tehtävä järjestössä, mahdolliset muut olennaiset tiedot)
  • tieto henkilön jäsenyyksistä ja luottamustehtävistä TREYssä tai TREYn kannalta olennaisissa yhteisöissä, kuten yliopistolla
  • henkilöstön työsuhdetiedot (mm. työsuhteen muoto, kesto, nimike, palkka- ja palkkiotiedot, lomaoikeutta koskevat tiedot)
  • TREYn jäsenpalveluiden käytöstä ja havainnoinnista johdetut tiedot, erilaisten lainattavien palveluiden laina- ja käyttötiedot.
  • tutkimuksen, tilastoinnin tai kannalta tarpeelliset tiedot. Tällöin tiedot tehdään tunnisteettomiksi, eli henkilöä ei voi voida niistä tunnistaa, siinä laajuudessa kuin se on käsittelyn tarkoituksen kannalta mahdollista.
  • arkistoinnin kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan poistettavaksi rekisteristä (kohta 10).

 

6. Tietolähteet

TREY saa jäseniään koskevat henkilötiedot Tampereen yliopistolta. Tampereen yliopistolta saatavat TREYn jäseniä koskevat henkilötiedot ovat:

  • henkilön perus- ja tunnistetiedot, kuten nimitiedot, syntymävuosi tai ikäluokka, osoite- ja yhteystiedot ja asiointikieli yliopistolla
  • henkilön opinto-oikeuteen ja opintoihin liittyvät tiedot (tiedekunta, tutkinto-ohjelma, vuosikurssi, pääasiallinen opiskelukampus, opintojen vaihe, opintojen päätoimisuus, vaihto-opiskelustatus, koulutustaso)

Lisäksi TREY kerää henkilötietoja henkilöltä itseltään esimerkiksi erilaisten luottamustehtäviin liittyvien avoimien hakujen yhteydessä, kyselyitä tai selvityksiä laadittaessa, tapahtumailmoittautumisten yhteydessä, rekrytointi- ja työsuhdetarkoituksissa, sopimuksia laadittaessa tai ylioppilaskunnan edustajistovaalien ehdokasasettelun yhteydessä. Tarkemmissa tehtäväkohtaisissa tietosuojaselosteissa on kuvattu henkilötietojen keräämisen tietolähteet kyseisen tehtävän osalta.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset kolmansille osapuolille

TREY käsittelee henkilötietoja lähtökohtaisesti ainoastaan korkeakouluyhteisön organisaation sisällä ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin se tietojen käsittelytarkoituksen kannalta on tarpeen. TREY luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta (esimerkiksi opinnäytetyöt) varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa. Jotta tietoja voi ylioppilaskunnalta saada edellä mainittua tarkoitusta varten, haetaan siihen erikseen lupaa, joka velvoittaa noudattamaan tutkimustoiminnan eettisiä ohjeita ja Tietoarkistoin ohjeistuksia.
  • Suostumukseen perustuen: Henkilötietoja voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen.
  • Julkisuuslain velvoitteiden toteuttamiseksi: Korkeakouluyhteisön toimintaan sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tällöin korkeakouluyhteisön hallussa olevat asiakirjat ja henkilörekistereihin sisältyvät tiedot ovat Suomen perustuslakiin sisältyvän julkisuusperiaatteen ja julkisuuslakiin kirjatun pääsäännön mukaan julkisia, jollei niitä ole julkisuuslaissa tai muualla laissa säädetty salassa pidettäviksi. Tietojen antamisessa julkisuuslain perusteella noudatetaan julkisuuslain säännöksiä ja rajoituksia. TREYn osalta tämä tarkoittaa, että tietoja luovutetaan rekisteröidyille ja viranomaisille heitä koskevissa hallintoasioissa esim. päätöksen tai ratkaisun tiedoksiannon kautta. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön mukaisilla edellytyksillä kuten julkisuuslain (21.5.1999/621) asianosaisjulkisuuden perusteella tai erityislainsäädännön määräysten mukaisesti.

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Ylioppilaskunnan tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika

TREYn keräämien henkilötietojen säilytysajat riippuvat käsittelyn tarkoituksesta ja käsittelyperusteesta. Tarkemmissa tehtäväkohtaisissa tietosuojaselosteissa on kuvattu henkilötietojen säilytysaika kyseisen tehtävän osalta.

Ylioppilaskunnan jäsenten tietoja (alla) säilytetään yliopiston omistamassa ylioppilaskunnan jäsenrekisterissä sen ajan, kun opiskelija on ylioppilaskunnan jäsen. Ylioppilaskunta ei tallenna jäsentensä tietoja jäsenrekisterin ulkopuolelle.

Yliopistolta saatavat ylioppilaskunnan jäseniä koskevat tiedot:

  • henkilön perus- ja tunnistetiedot, kuten nimitiedot, syntymävuosi tai ikäluokka, osoite- ja yhteystiedot, asiointikieli yliopistolla
  • henkilön opinto-oikeuteen ja opintoihin liittyvät tiedot (tiedekunta, tutkinto-ohjelma, vuosikurssi, pääasiallinen opiskelukampus, opintojen vaihe, opintojen päätoimisuus, vaihto-opiskelustatus, koulutustaso

Ylioppilaskunnan hallintoasiakirjoissa käsiteltävien tietojen säilytysajat on ilmoitettu Tampereen ylioppilaskunnan arkistonmuodostussuunnitelmasta (saatavilla pyydettäessä).

 

10. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

TREYn käsittelemät henkilötiedot kerätään ja niitä käsitellään ainoastaan sellaisissa järjestelmissä ja tietokannoissa, jotka noudattavat korkeakouluyhteisön ja ylioppilaskunnan tietoturvakäytäntöjä. Henkilötiedot sijaitsevat lukituissa ja kulunvalvonnalla rajatuissa tiloissa sekä käyttöoikeudeltaan rajoitetuissa järjestelmissä ja tietokannoissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden on tarpeen käsitellä tietoja työtehtäviensä toteuttamiseksi tai palvelun tarjoamiseksi. Tietojen urkkiminen tai käyttö muuhun kuin korkeakouluyhteisön tai ylioppilaskunnan määrittämään tarkoitukseen on kielletty.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidylle kuuluvat seuraavat henkilötietojensa käsittelyyn liittyvät oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä TREYlle. Rekisterinpitäjänä TREYllä on oikeus tarvittaessa vaatia pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Yhteydenotto tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä:

Oikaisua virheellisiin tietoihin voit pyytää ylioppilaskunnan toimistolta osoitteesta toimisto@trey.fi.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan Tampereen ylioppilaskunnan pääsihteerille (sähköpostitse osoitteeseen paasihteeri@trey.fi, postitse osoitteella Tampereen ylioppilaskunta, Korkeakoulunkatu 10, 33720 Tampere). Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät tämän sivun alaosasta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista:

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Vastustamisoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee, ettei hänen henkilötietojaan käsitellä lainmukaisesti tai ettei TREYllä ole oikeutta käsitellä hänen henkilötietojaan.

Poisto-oikeus:

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi).

Oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Valitusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli kokee, ettei TREY käsittele hänen henkilötietojaan oikealla ja asianmukaisella tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi rekisteröidyllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivut (linkki)
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700

 

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät yhteydenottolomakkeet:

Henkilötietojen käsittelyn rajaaminen ja vastustaminen (.pdf 108 kt)

Henkilötietojen oikaisu ja poistaminen (.pdf 109 kt)

Henkilötietojen tarkastaminen (.pdf 106 kt)

 

Tehtäväkohtaisia tietosuojaselosteita:

Edustajistovaalien tietosuojaseloste (.pdf, 2 Mt)

Hallinnon opiskelijaedustajien hakijarekisteri (.pdf, 1 Mt)

Koronakyselyn 2021 tietosuojaseloste (,pdf, 0,22 Mt))

Järjestötoiminnan tietosuojaseloste (.pdf, 2,03 Mt)

Jäsenpalvelukyselyn tietosuojaseloste (.pdf, 1,43 Mt)

Tuutoroinnin tietosuojaseloste (pdf., 191kt)

Mentorihaun tietosuojaseloste (pdf., 1,49 Mt)