On kesäinen elokuinen ilta vuonna 2019. Rakennustalon perällä sijaitsevalla TREYn toimistolla on hiljaista, sillä suurin osa on suunnannut jo kotiin päivän töiden jälkeen. Minä ja hallituslaiseni Petra olemme kuitenkin vielä tietokoneen äärellä, sillä meillä on tärkeä tehtävä: innostua intrasta. Tampereen yliopiston ensimmäinen yhteinen Intra julkaistaisiin pian opiskelijoille, ja meidän tehtävänämme oli toteuttaa ohjevideoita, joiden avulla opiskelijoiden olisi helpompaa ottaa Intra käyttöön. “Tervetuloa innostumaan intrasta”, lausuu Petra radioäänellään esitellessään Intran prototyypin etusivua tallenteelle. Uuden järjestelmän käyttöönoton ympärille yritetään luoda innostusta ja hypeä – onhan se ensimmäisiä uuden yliopiston yhteisiä järjestelmiä.
Uuden järjestelmän käyttöönotto on iso muutos, joka vaatii organisaatiolta jatkuvaa kehitystyötä palautteen pohjalta sekä pitkäjänteistä viestintää. Järjestelmän pitää olla teknisesti toimiva, kaikille käyttäjille saavutettava ja navigoinniltaan intuitiivinen – eikä miellyttävästä visuaalisesta ilmeestä haittaa ole. Käyttäjältä järjestelmämuutoksen edessä toivotaan vastaanottavaista asennetta, kärsivällisyyttä, keskeneräisyyden sietämistä ja halukkuutta antaa palautetta järjestelmän kehittämiseksi.
Tampereen yliopiston ensimmäinen versio Intrasta kokosi yliopiston uutiset ja käsikirjat ensimmäistä kertaa yhteen paikkaan. Intrassa oli kuitenkin vielä paljon kehitettävää: hakutoiminto ei toiminut käyttäjää palvelevalla tavalla, ja jos Intrasta halusi löytää tietoa, tuli hakusanojen kanssa olla hyvin tarkkana, jotta pääsi tiedon äärelle. Useimmiten ei päässyt, ei ainakaan nopeasti. Hakutoimintoa onneksi kehitettiin ripeästi. Intran visuaaliseen ilmeeseen toivottiin selkeytystä ja ilmavuutta, ja oikopolut olivat myös käyttäjien toivelistan kärjessä. Näiden kaltaisten palautteiden myötä Intraa on kehitetty vuosien varrella käyttäjää enemmän palvelevammaksi, mutta silti toistuvana huolenaiheena on ollut, tavoittaako Intra opiskelijat oikeasti.
Tavoittava, johdonmukainen ja aidosti innostava Intra on lopullinen tavoite, mutta milloin se saavutetaan? Viime vuoden toukokuussa Intran uutta prototyyppiä testatessani tunsin sydämessäni, että se tapahtuu pian. Tämän prototyypin pohjalta rakennettu uudistunut Intra julkaistiin 27. tammikuuta ja sen uusi visuaalinen ilme, intuitiivinen rakenne ja toimiva käyttöliittymä saivat minut aidosti innostumaan Intrasta. Palautteeni toukokuussa testaamastani protyypistä oli lyhyt ja ytimekäs: “Juuri tällaisen toivon hyvän Intran olevan”. Yliopisto on selkeästi painanut kaiken Intrasta saadun palautteen purppuraan sydämeensä ja tuonut nyt uudistuksen, jonka uskallan sanoa aidosti innostavan ja lisäävän Intran käyttöastetta niin opiskelijoiden kuin henkilöstön joukossa. Toivotankin sinulle avarakatseisia seikkailuja uuden Intran maailmaan sekä halukkuutta antaa palautetta sen kehittämiseksi entistä paremmaksi!
Kirjoittaja on TREYn ja viestinnän vaikuttamisen asiantuntija, joka on innostunut Tampereen korkeakouluyhteisön introista jo vuodesta 2013 omien opintojensa ajoilta.