TREYn yhdistysaseman saaneet järjestöt ovat oikeutettuja ylioppilaskunnan järjestöpalveluihin, joita ovat muun muassa taloudelliset avustukset, neuvonta, koulutukset, viestinnän tuki, tilat ja lainattavat tavarat.
Alta löydät järjestötoimijan Usein kysytyt kysymykset ja alasivuilta lisää tietoja ylioppilaskunnan tarjoamista järjestöpalveluista. TREY valmistelee myös yhdistysopasta, jossa kerrotaan tarkemmin yhdistyksen arkipäiväisestä pyörittämisestä.
Yhdistysasemaa haetaan TREYn hallitukselta, joka päättää yhdistysaseman myöntämisestä. Yhdistyksen tulee noudattaa ylioppilaskunnan Yhdistysohjesääntöä, jonka pääset lukemaan ohjaavat dokumentit alasivulta.
Yhdistysaseman voi saada noudattamalla seuraavia askelia:
- Laittakaa viestiä ylioppilaskunnan järjestöasiantuntijalle ja ilmoittakaa halukkuudestanne saada yhdistyasema. Lukekaa huolellisesti ohjeet dokumenteista, jotka teidän tulee toimittaa.
- TREYn hallitus tutustuu dokumentteihin ja varmistaa, että yhdistysohjesäännön ehdot täyttyvät.
- Hallitus hyväksyy yhdistyaseman ja ilmoittaa tästä yhdistykselle.
Ohjeet yhdistysaseman saamiseen löytyvät Yhdistysasema-sivulta.
Sääntömuutosta tai uusia sääntöjä luotaessa suositellaan toimimaan seuraavan ohjeistuksen mukaisesti:
- Muuttakaa halutut sääntökohdat.
- Tuokaa muutosehdotus ylioppilaskuntaan järjestösektorille tarkistettavaksi (tehdyt muutokset mielellään helposti havaittavissa). Helpoiten se tapahtuu lähettämällä sääntömuutokset sähköpostilla järjestöasiantuntijalle.
- Järjestösektori tarkistaa säännöt ja varmistaa, että säännöt ovat Yhdistysohjesäännön mukaiset.
- Tehkää tarvittavat korjaukset sääntöihin.
- Lähettäkää muutosehdotus uudelleen järjestösektorin tarkistettavaksi. Tämä helpottaa kaikkien työtä, sillä järjestösektorin tarkistamat säännöt saavat todennäköisemmin Patentti- ja Rekisterihallituksen (PRH) hyväksynnän.
- Hyväksykää sääntömuutos hallituksen kokouksessa esitettäväksi yleiskokoukselle.
- Hyväksykää nykyisten sääntöjenne mukaisesti sääntömuutos yleiskokouksissanne. Todennäköisesti tämä vaatii kaksi yleiskokousta.
- Lähettäkää säännöt PRH:n tarkistettavaksi.
- PRH hyväksyy sääntömuutoksenne ja uudet säännöt tulevat voimaan.
- Lähettäkää hyväksytyt säännöt vielä tiedoksi ylioppilaskunnalle.
Mikäli yhdistystä ollaan vasta perustamassa, sama prosessi pätee muilta osin, mutta sääntöjä ei tarvitse hyväksyä kahteen kertaan vaan perustamiskokous riittää. Katso yhdistyksen perustaminen alla.
Sääntöuudistukseen on hyvä varata runsaasti aikaa. Useimpien järjestöjen säännöissä määrätään, että sääntömuutos pitää hyväksyä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kaksi viikkoa. Kokousten koollekutsumisajat (yleensä viisi arkipäivää) huomioon ottaen sääntömuutokseen menee siis nopeimmillaankin kuukausi. Lisäksi ylioppilaskunnan järjestösektorin kiireisyyden mukaan sääntöjen tarkastamiseenkin saattaa kulua useampi viikko, tietysti tarvittavien korjausten ja korjauskierrosten määrän mukaisesti.
Hyvissä ajoin ennen järjestön perustamista kannattaa ottaa yhteyttä ylioppilaskunnan järjestösektoriin ja keskustella heidän kanssaan aikeistaan. Järjestösektorin kanssa yhteistyössä kootaan jo ennen perustamiskokousta yhdistykselle sääntöpohja, jonka avulla yhdistyksen on helppo luoda itselleen omat säännöt.
Tuleva yhdistys perustetaan kuten mikä tahansa rekisteröity yhdistys. Mahdollisimman suuri joukko tulevan yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneita kootaan perustamiskokoukseen, jossa päätetään perustaa yhdistys, hyväksytään sille säännöt ja päätetään muista kerhon toiminnalle olennaisista asioista.
Mikäli yhdistys aiotaan rekisteröidä, helpoin tapa ilmoittamiselle on PRH:n sähköinen lomake, johon vaaditaan perustettavan yhdistyksen säännöt, perustajajäsenien sähköiset allekirjoitukset verkkopankkitunnuksilla sekä perustamisilmoituksen palvelumaksu. Lisätietoa yhdistyksen perustamisesta löytyy parhaiten PRH:n verkkosivuilta.
Perustamiskokous kutsutaan koolle mielellään hyvissä ajoin ja kaikkia suurimpia tiedotuskanavia käyttäen. Näin saadaan yhdistykselle heti alussa mahdollisimman laaja jäsenpohja, joka tarvitaan pysyvän toiminnan aikaansaamiseksi. Kutsussa kannattaa kertoa kyseessä olevan perustamiskokous ja hieman siitä, millainen yhdistys on tarkoitus perustaa. Koollekutsujana voi toimia kuka hyvänsä.
Itse kokouksessa asialistalla on seuraavanlaisia asioita:
- Kokouksen avaus
- Koollekutsuja avaa
- Kokouksen järjestäytyminen
- Valitaan pj, sihteeri, 2 pöytäkirjantarkastajaa
- Esityslistan hyväksyminen
- Yhdistyksen perustaminen
- Pöytäkirjaan kirjataan esim. ”Päätettiin perustaa Tempauskerho Temppu ja hyväksyttiin kerholle oheiset säännöt. Todettiin perustamiskokouksessa läsnäolijoiden liittyvän kerhon jäseniksi.”
- Hallituksen valitseminen
- Sääntöjen mukainen määrä sääntöjen määräämällä tavalla
- Toiminnantarkastajien valitseminen
- Jäsenmaksun ja kannatusjäsenmaksun suuruudet
- Toimintasuunnitelma ja talousarvio ensimmäiselle toimintakaudelle
- Muita mahdollisia kerhon toiminnan aloittamiseen liittyviä käytännön asioita
- Kerhon tunnukset: merkit, liput, viirit, nauhat, haalarit jne.
- Pankkitilin avaaminen
- Meilitunnuksen hankkiminen
- Yms.
- Kokouksen päättäminen
Kokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat vähintään puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjan liitteenä pitää olla säännöt ja lista kokoukseen osallistuneista.